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【荐读】如何高效又轻松的完成工作?

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发表时间:2018-07-27 18:50作者:李丽欢来源:万江集团网址:http://www.wjxny.cn

1一、先思考,再执行


做一项工作之前,先思考该如何入手,需要用到哪些工具和方法,如何实现目标,有哪些资源……。而不是直接拿来就做,直接拿来就做表面上看来貌似是更快的行动,但实际上却有更大的问题和隐患。不经思考就行动往往会更慢的实现目标,原因是首先你并没有思考和理解工作目的的程度是怎样的,这样就很容易完成表面工作,而表面的工作往往达不到实际目标和需求。

举个栗子:公司搬迁新的办公室,老板交代让你买家具

首先表面来看这个任务是买家具,于是你可以联系家具厂商来沟通。实际上,这个任务的目的是希望新的办公室在规定时间内可以达到正常使用标准,符合所有人的办公需求。所以第一是使用需求;第二任务完成的时间有多少;第三是家具的大小、多少以及颜色、功能等等是否满足人长期使用;第四是预算的多少,这直接影响到物品的多少好坏。如果你一开始就有了这些思考,那你就会直接按照预算来找厂家,和公司同事沟通好需要哪些功能的家具,这样才能快速、准确并能让老板满意的完成工作。

推荐大家使用5W2H分析法:

WHAT——是什么?目的是什么?做什么工作?

WHY——为什么要做?可不可以不做?有没有替代方案?

WHO——谁?由谁来做?

WHEN——何时?什么时间做?什么时机最适宜?

WHERE——何处?在哪里做?

HOW ——怎么做?如何提高效率?如何实施?方法是什么?

HOW MUCH——多少?做到什么程度?数量如何?质量水平如何?费用产出如何?


2二、全面思维,结果导向


以“面”思考问题,以“点”实现目标。

什么意思呢?我们学习几何都知道有点、线、面,点组成线,线组成面,也就是说,要先制定实现的目标和结果,并时刻以达到结果为目标,用一切方法和手段达到目标。结果和目标就是“面”,实现的方法和步骤就是“点”。要有全局思维,这会更有效的帮助你达成结果。“摸着石头过河”的工作方式既缓慢又不确定方向,只会让达到目的过程更加艰辛。

举个栗子:老板交给你一项招聘的任务。你该如何开展?也许你首先想到要拟一则招聘信息,但发布招聘信息是最终的结果吗?

如果你已经熟悉5W2H原则,你就会知道,老板需要的是在规定时间内,找到能干活的人上岗工作,以确保公司正常运营。这就是结果。所以,你需要周一拟好招聘信息并找到发布渠道发出去,周二筛选简历打电话约人面试,周四确定好合适的人员,约定好上班时间。所以,你一周的时间就可以圆满的完成工作。如果你仅仅是认为老板要求的是发布招聘信息,那么你就会纠结于信息的内容,发布的渠道等等非结果性的因素。


3重要的事情优先做,学会规划好工作和时间

首先,你要先判断工作的重要性以及手头的工作量,哪些是真正重要的项目,哪些是不重要但是紧急的项目,哪些是重要但却需要花大量时间来完成的工作,哪些根本就是无关紧要又不急于上手的项目。

可以使用时间管理优先矩阵来梳理工作:当然,前提是你要懂得分辨工作的轻重缓急。

只有学会了这种方法,才能更有效率的完成一些大量工作,而不让自己陷入繁琐杂事中。这样才会更容易在工作中做出成绩,升职加薪。

在这里告诉大家一个小方法,就是列清单,具体规划到分钟,比如说10:00分-10:10分打电话给供应商确定出货时间、10:10-10:30分制作仓储表格……,虽然表面上看来对自己有所约束,但这确能帮助你高效的完成工作。

其实我一直觉得,工作是可以做完的,只要你合理的规划时间和安排,你一定能从容不迫的完成工作,如果你的加班不是为了给老板看,那你为什么不让自己更轻松更快乐的完成工作呢?


4拥有思考的能力


有很多时候,我们对于遇到的事情没有自己的想法和建议,原因是你并没有认真的去思考或者是不想思考。我们总是容易抗拒自己未知的事情,比如说当你没做过一件事的时候,你首先反应的是“我没做过”“我不会做”,但实际上,就算你没有过,你就真的不能做吗?

再举个栗子:当你与老板一同谈了客户,然后要撰写一份合作书,因为你没有做过,所以你会去问老板,如何报价,如何安排时间等。然后老板反问你,你觉得呢?当然,你也是可以实事求是的说,你没有做过,所以你也不知道。

但如果你经过思考,你一定不会这么回答。

首先,你参与了洽谈,所以一定知道客户的需求,然后你要考虑你报多少价格公司才不会亏或者才有得赚?其次,按公司的人员架构,以你对同事的了解,你认为多久可以完成这项工作?然后你就会有了答案。再或者说,你可以翻看公司其他项目的合作书,参考价格和时间。所以,你当然可以来做这件事。

限制自己思维的最大因素就是自己给自己设置障碍,首先先进行自我否定,“这个我不会做”“那个我没做过”……其实你真的着手去做,你都可以做,也许会做的很好,所以,为什么要限制自己的可能性呢?

遇到问题时,不要想这件事是否会做或是否能做,而是要先思考如何做,通过什么方向可以入手。思维这件事,说起来容易,也被大家提过很多遍,但一个人真的想打破思维,拥有独立思考能力,其实还需要自己不断的努力和锻炼。


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